Díjbekérő vagy előlegszámla? Útmutató a használatukhoz, avagy gyorstalpaló a különbségükről.
Vállalkozni és számlázni együtt jár, de sokan elvesznek a különböző bizonylat típusok alkalmazásának ingoványos terepén. Vegyük most a díjbekérő és az előlegszámla közti különbséget górcső alá és garantálom, hogy soha többet nem leszel bizonytalan, ha ki kell állítanod Őket.
Kezdjük is a díjbekérővel, vagy más néven proforma számlával, mert ez szokott a nagyobb kérdőjel lenni a számlázásban tapasztalatlan vállalkozóknak. A jó hír, hogy csak az elnevezése ad okot a fejvakarásra, egyébként egyáltalán nem bonyolult.
Egyszerű, ha értesíteni szeretnéd a vevőnket, hogy fizetési kötelezettsége van, de még a számlát nem állítanád ki számára, hiszen még a terméked vagy szolgáltatásod se készült el, akkor küldj díjbekérőt. Kinézetben és tartalmilag hasonlít ugyan a számlára, de nem minősül annak, emiatt viszont a teljesítése sem kötelező, és nincs is jogkövetkezménye, ha a vevő nem tesz eleget neki.
Joggal merülhet fel a kérdés, miért érdemes mégis a díjbekérőt kiküldeni? Elsősorban mert kiszűrhető vele a nem fizető ügyfél úgy, hogy közben nem keletkezik áfakötelezettséged, egyáltalán nem minősül adóügyi bizonylatnak, és nem vonatkozik rá az online adatszolgáltatási kötelezettség sem, sőt, még a könyvelőnknek sem kell elszámolni vele, tehát szinte büntetlenül állíthatsz ki egy fizetési kérelmet.
Ha pedig a vevőd rendes és fizet a díjbekérő alapján, akkor létrejön vele a várt joghatás, általában a szerződéskötés maga, és annak teljesítése után állítod ki a már hivatalos számlát a megszokott rend szerint.
Tehát fizetésre kérnéd az ügyfeled, de közben minimalizálod az anyagi kockázatot, és elkerülöd, hogy az áfa befizetés határ idejében a vevőd még tartozzon neked, akkor állíts ki díjbekérőt neki.
De mi a helyzet az előlegszámlával?
Az előlegszámla egy fokkal bonyolultabb, de csak mert mindenki rögtön agyalni kezd a foglaló és előleg közti különbségen, amin itt egyébként teljesen felesleges, mert nem jogi szemszögből kell nézni.
Ahhoz, hogy előlegszámlát állíts ki, egy csomó feltételnek meg kell felelni, mert az Áfa. törvény pontosan meghatározza mikor áll fenn az előlegszámla esete. Legfontosabb feltétel, hogy csak termékre vagy szolgáltatásra lehet kiállítani, de például követelésre nem, és csak is akkor, ha erről megállapodásotok is van.
Ez utóbbi azért nagyon fontos, mert az előlegszámla ellentétben a díjbekérővel, már áfa- és adatszolgáltatási kötelezettséggel jár számodra, és ha a vevőd önálló egyoldalú döntésként fizet neked előre, az nem minősül előlegnek csak előre fizetésnek, épp ezért nem is kell róla előlegszámlát kiállítanod. Ez utóbbi esetben csak számviteli nyilvántartásba kell venned például egy bevételi pénztárbizonylattal.
Tehát előlegszámlát a megbeszélésetek alapján állítasz ki, hogy a vevőd a terméked vagy szolgáltatásod ellenértékének egy részét előre teljesítse, amit a végső ellenértékből levontok majd. A számla kiállításakor a teljesítési dátum az a nap lesz, amikor megkaptad magát az előleget.
Előfordulhat, hogy egy szerződés teljesítés alatt több előlegszámlát is ki kell állítani, ez a megállapodástól függ, jogi akadálya nincs, csak ne felejtsd el a végszámlán minuszolni az összes előlegszámlát. Ugyanígy nem szabályozza egy törvény sem az előleg összegét, ezt csak a ti megbeszélésetektől függ.
Érdemes azonban okosan megválasztani a fizetési határidőt, nehogy hamarabb kelljen áfát kicsengetned minthogy bejött volna a bevétel.
Összefoglalva, ha jogi következmény nélkül szeretnél biztosítékot magadnak, hogy fizessen az ügyfél, küldj ki neki egy díjbekérőt, ha pedig a megállapodásotok alapján egy részt előre kell rendezzen, akkor nyugodtan mehet az előlegszámla.